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Zahlungsanforderung
Ab dem Laufzeitbeginn des Projektes können die bereits entstandenen Ausgaben und darüber hinaus die geplanten Ausgaben der folgenden sechs Wochen über eine Zahlungsanforderung angefordert werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums ist jeweils die nächste Zahlungsanforderung unter Abrechnung der bis zu diesem Zeitpunkt kumuliert entstandenen tatsächlichen Ausgaben und auch der geplanten Ausgaben der nächsten sechs Wochen zu stellen. Die Zahlungsanforderung ist über profi-Online auszufüllen und einzureichen.
Das unterschriebene Formular ist gleichzeitig auch postalisch an den Projektträger zu senden. Ausgenommen davon sind Zahlungsanforderung, die auf der profi-Online Plattform mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurden.
Wenn Sie noch nicht am profi-Online-Verfahren teilnehmen, wird Ihnen das Formular zur Zahlungsanforderung vom Projektträger zugesandt.
In das Formular Zahlungsanforderung, Spalte 3, sind die seit Jahresbeginn in den einzelnen Ausgabenpositionen entstandenen Ist-Ausgaben als jeweils kumulierte Werte einzutragen. In die Spalte 5 sind die in den nächsten 6 Wochen geplanten Ausgaben einzutragen.
Entsprechend den Vorgaben in Ihrem Zuwendungsbescheid dürfen Fördermittel nur insoweit angefordert und nicht eher ausgezahlt werden, als sie voraussichtlich alsbald (max. 6 Wochen) nach Auszahlung für fällige Zahlungen im Rahmen des Vorhabens benötigt werden. Dann wurden die Mittel fristgerechte verwendet.
Falls die Verwendungsfrist von 6 Wochen nicht eingehalten werden kann, sollte eine Verrechnung (ggf. Rückzahlung) der zu viel erhaltenen Fördermittel erfolgen. Wesentliche Kassenbestände sind mit fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 247 BGB jährlich zu verzinsen.
Darauf sollten Sie achten:
- Bitte prüfen Sie vor der Abrechnung von Ausgaben, ob positionsbezogene Sperren vorliegen und beantragen Sie ggf. eine Entsperrung der Mittel entsprechend den Vorgaben in Ihrem Zuwendungsbescheid. Gesperrte Mittel können nicht abgerufen werden.
- In der Regel ist die Teilnahme am profi-Online Verfahren verpflichtend. Dort steht Ihnen ein Formular für die Zahlungsanforderung zur Verfügung. Unmittelbar nach Bearbeitung der zuletzt eingereichten Zahlungsanforderung durch den Projektträger steht Ihnen in profi-Online das nächste Formular zur Verfügung.
- Belege zu den entstandenen Ausgaben sind nur einzureichen, wenn Sie ausdrücklich dazu aufgefordert werden.
- Bitte informieren Sie den Projektträger umgehend, sobald Sie abschätzen können, dass die in einem Haushaltsjahr zur Verfügung gestellten Fördermittel nicht vollständig verbraucht werden.
- Sofern in einem Haushaltsjahr mehr Fördermittel benötigt werden, als zur Verfügung gestellt, wird der Projektträger prüfen, ob eine Mittelverschiebung aus den folgenden Haushaltsjahren möglich ist. Bitte reichen Sie hierzu lediglich die entsprechende Zahlungsanforderung ein bzw. informieren Sie den Projektträger sobald Sie einen Mehrbedarf abschätzen können.
- Die letzte Zahlungsanforderung eines Kalenderjahres ist, unabhängig von den zzt. als verfügbar ausgewiesenen Zuwendungsmitteln, mit dem tatsächlichen Bedarf zu melden und bis 15.11. vorzulegen.
Zwischennachweis
- Nach Ablauf eines Kalenderjahres ist jeweils bis 30.04. des Folgejahres ein zahlenmäßiger Zwischennachweis über die im Vorjahr entstandenen Ausgaben zu erstellen.
- Zusätzlich ist jeweils bis spätestens 30.04. ein formloser Zwischenbericht einzureichen. Anbei das Muster zum Zwischenbericht aus dem Formularschrank des Bundes .
Der zahlenmäßige Zwischennachweis ist über profi-Online auszufüllen und einzureichen. In der Regel ist die Teilnahme am profi-Online Verfahren verpflichtend. Wenn Sie noch nicht teilnehmen, wird Ihnen das Formular vom Projektträger zu Jahresbeginn zugesandt.
Wichtig für Unternehmen, die auf Ausgabenbasis abrechnen:
Für die Erfassung der produktiven Stunden und die Berechnung der zuwendungsfähigen Personalausgaben ist folgendes Tool zu nutzen: „Personalausgaben-Berechnungstool“
Neben dem Formular zum zahlenmäßigen Zwischennachweis ist das Blatt "Ermittlung des Jahresstundensatzes" für jeden am Vorhaben beteiligten Mitarbeitenden sowie die "Personalausgabenübersicht" aus dem Personalausgaben-Berechnungstool einzureichen. Die Kopien der einzelnen "Monatliche Stundennachweise" der jeweiligen Mitarbeitenden übermitteln Sie uns bitte nur nach Aufforderung.
Darauf sollten Sie achten:
- Im Falle eines positiven Kassenbestandes ist dem zahlenmäßigen Zwischennachweis eine Mitteilung beizufügen, bis wann dieser positiver Kassenbestand verausgabt wurde/wird, das heißt, ob die zu viel erhaltenen Fördermittel innerhalb der sechswöchigen Verwendungsfrist nach letzter Auszahlung im Berichtszeitraum abgebaut wurden. Dazu sind ggf. die betreffenden Beleglisten einzureichen.
- Ggf. sind die nicht verausgabten Mittel zurückzuzahlen oder mit der nächsten Zahlungsanforderung zu verrechnen.
- Bei nicht fristgerechter Verwendung können Zinsen erhoben werden. Eine Zinsforderung wird durch den Projektträger geprüft. Die Zinsen betragen fünf Prozent über dem jeweilig gültigen Basiszinssatz.
Mitteilungspflichten
Sie sind verpflichtet Änderungen wie z. B. Projektleiterwechsel, neue Anschrift o.Ä. umgehend an den Projektträger zu melden. Bitte teilen Sie auch Änderungen der Bankverbindung in Schriftform mit rechtsverbindlicher Unterschrift umgehend mit.