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Zahlungsanforderung
Nach Ablauf jedes der ersten drei Quartale eines Kalenderjahres müssen die entstandenen Kosten über eine Zahlungsanforderung abgerechnet werden. Das notwendige Formular wird Ihnen über die profi-Online Plattform zur Verfügung gestellt. Wenn Sie noch nicht am profi-Online Verfahren teilnehmen, wird Ihnen ein Formular vom Projektträger zu Jahresbeginn zugesandt.
Die Zahlungsanforderungen des 1. und 2. Quartals sind jeweils bis spätestens 4 Wochen nach Ende des Quartals einzureichen. Die Zahlungsanforderung zum 3. Quartal ist bis zum 15.10. vorzulegen. Die im vierten Quartal eines Kalenderjahres entstandenen Kosten können erst mit dem Zwischennachweis im Folgejahr abgerechnet werden.
In das Formular Zahlungsanforderung, Spalte 3, sind die seit Jahresbeginn in den einzelnen Kostenpositionen entstandenen Kosten als jeweils kumulierte Werte einzutragen. In die Spalte 3 der Zahlungsanforderungen für die Quartale 2 und 3 sind demnach die angefallenen Kosten vom 01.01. des Kalenderjahres bis zum Quartalsende des abgerechneten Quartals einzutragen.
Das unterschriebene Formular ist auch postalisch an den Projektträger zu senden. Ausgenommen davon sind Zahlungsanforderung, die auf der profi-Online Plattform mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurden.
Darauf sollten Sie achten:
- Bitte prüfen Sie vor der Abrechnung von Kosten, ob positionsbezogene Sperren vorliegen und beantragen Sie ggf. eine Entsperrung der Mittel entsprechend den Vorgaben in Ihrem Zuwendungsbescheid. Gesperrte Mittel können nicht abgerufen werden.
- In der Regel ist die Teilnahme am profi-Online Verfahren verpflichtend. Über die profi-Online Plattform wird Ihnen ein neues Formular unmittelbar nach Bearbeitung der zuletzt eingereichten Zahlungsanforderung durch den Projektträger zur Verfügung gestellt. Wenn Sie noch nicht am profi-Online Verfahren teilnehmen, wird Ihnen das neue Formular der neuen Zahlungsanforderung vom Projektträger zugesandt.
- Belege zu den entstandenen Kosten sind nur einzureichen, wenn Sie ausdrücklich dazu aufgefordert werden.
- Bitte informieren Sie den Projektträger umgehend, sobald Sie abschätzen können, dass die in einem Haushaltsjahr zur Verfügung gestellten Fördermittel nicht vollständig verbraucht werden. Bedenken Sie dabei, dass die entstandenen Kosten des 4. Quartals mit dem Zwischennachweis abgerechnet und damit aus Fördermitteln des Folgejahres beglichen werden.
- Sofern in einem Haushaltsjahr mehr Fördermittel benötigt werden, als zur Verfügung gestellt, wird der Projektträger prüfen, ob eine Mittelverschiebung aus den folgenden Haushaltsjahren möglich ist. Bitte reichen Sie hierzu lediglich die entsprechende Zahlungsanforderung ein bzw. informieren Sie den Projektträger, sobald Sie einen Mehrbedarf abschätzen können. Die Höhe der insgesamt bewilligten Fördermittel bleibt davon unberührt.
- Die letzte Zahlungsanforderung eines Kalenderjahres ist, unabhängig von den zzt. als verfügbar ausgewiesenen Zuwendungsmitteln, mit dem tatsächlichen Bedarf zu melden und bis 15.10. vorzulegen.
Zwischennachweis
- Nach Ablauf eines Kalenderjahres ist jeweils bis 30.04. ein zahlenmäßiger Zwischennachweis der im Vorjahr entstandenen Kosten zu erstellen. Dabei können auch die nach der letzten Zahlungsanforderung entstandenen und noch nicht abgerechneten Kosten des 4. Quartals geltend gemacht werden.
- Zusätzlich ist jeweils bis spätestens 30.04. ein formloser Zwischenbericht einzureichen. Anbei das Muster zum Zwischenbericht (NKBF2017) im Formularschrank des Bundes.
Der zahlenmäßige Zwischennachweis ist über profi-Online auszufüllen und einzureichen. In der Regel ist die Teilnahme am profi-Online Verfahren verpflichtend. Wenn Sie noch nicht teilnehmen, wird Ihnen das Formular vom Projektträger zu Jahresbeginn zugesandt.
Nur bei pauschalierter Abrechnung:
Für die Erfassung der produktiven Stunden und die Berechnung der zuwendungsfähigen Personalkosten können Sie eines der folgenden Tools nutzen:
- Personalkosten-Berechnungstool ohne Besonderheiten
- Personalkosten-Berechnungstool NKBF2017 A (Anteil Arbeitszeit in % angeben bei Eingabe von ggf. reduzierten Arbeitszeiten, z. B. von Kurzarbeit, in Prozent)
- Personalkosten-Berechnungstool NKBF2017 B (Anteil Arbeitszeit in Stunden angeben bei Angaben zu reduzierten Arbeitszeiten, z. B. wegen Kurzarbeit oder Elternzeit in Stunden).
Neben dem zahlenmäßigen Zwischennachweis sind uns das Formular zur „Ermittlung des Jahresstundensatzes“ je Mitarbeiter:in und das Formular „Übersicht Personalkosten bei pauschalierter Abrechnung“ für das abzurechnende Kalenderjahr einzureichen. Die „Stundennachweise“ verbleiben bei Ihnen und sind nur nach gesonderter Aufforderung einzureichen.
Die Checkliste zur Überprüfung der Vollständigkeit der einzureichenden Unterlagen sowie die Hinweise zur Abrechnung der Kosten sollen Sie bei der Erstellung unterstützen.
Nur bei Abrechnung nach "PreisLS unter vereinfachten Voraussetzungen" oder
bei Abrechnung der Kosten mit einem Zuschlag von 5% zur Abgeltung von Gemeinkosten
Die im Projekt geleisteten Stunden sind in geeigneter Form nachzuweisen. Für die Erfassung der produktiven Stunden und die Berechnung der zuwendungsfähigen Personalkosten können Sie das folgende Tool nutzen:
Personalkostenberechnungstool für PreisLS unter vereinfachten Voraussetzungen oder 5%
Neben dem zahlenmäßigen Zwischennachweis ist uns dieses Berechnungstool digital für das abzurechnende Kalenderjahr einzureichen. Nutzen Sie bitte dazu unsere sichere Datenübertragung: https://www.vdivde-it.de/tools/. Händisch geführte „Stundennachweise“ verbleiben bei Ihnen und sind nur nach gesonderter Aufforderung einzureichen.
Mitteilungspflichten
Sie sind verpflichtet, Änderungen wie z.B. Projektleiterwechsel, neue Anschrift, Umfirmierungen, Gesellschafterwechsel (Übergang in ausländischen Mehrheitsbesitz) o.Ä. umgehend an den Projektträger zu melden. Bitte teilen Sie uns auch Änderungen der Bankverbindung in Schriftform mit rechtsverbindlicher Unterschrift umgehend mit.