Häufig gestellte Fragen (FAQ) für BMBF-Projekte

Wir beantworten Ihnen hier ein paar häufig gestellte Fragen

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• Allgemeine Hinweise
• Antragstellung
• Projektlaufzeit
• Kontakt

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Allgemeine Hinweise

Für die Bewilligung, Auszahlung und Abrechnung einer Zuwendung und auch für den Nachweis und die Prüfung der Verwendung gelten in der Regel immer die §§ 48 bis 49a des Verwaltungsverfahrensgesetzes sowie die §§ 23, 44 der Bundeshaushaltsordnung (BHO) und die hierzu erlassenen Allgemeinen Verwaltungsvorschriften, soweit nicht in der jeweiligen Förderrichtlinie Abweichungen von den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zugelassen worden sind.

Welche Laufzeit hat ein Förderprojekt?

Die Laufzeit ist der Leistungszeitraum, in dem ein Förderprojekt durchgeführt wird und entspricht dem Bewilligungszeitraum. Die Länge der Laufzeit ergibt sich u.a. aus dem Arbeitsplan des Projekts und den Vorgaben der Förderrichtlinie. Die Laufzeit ist dem Bewilligungsbescheid zu entnehmen.

Wann beginnt ein Vorhaben?

Der mögliche Start (Laufzeitbeginn) eines Fördervorhabens ist mit dem Projektträger abzustimmen. Alle Bestellvorgänge und Arbeiten dürfen erst nach Laufzeitbeginn starten. Im Antragsformular ist vom Antragsteller zu bestätigen, dass noch nicht mit den Arbeiten begonnen wurde.

Sollen die formalen Antragsunterlagen auch postalisch eingereicht werden?

Ja, grundsätzlich ist noch ein postalischer Versand der rechtsverbindlich unterschriebenen Antragsunterlagen zusätzlich zur easy-Online-Antragsstellung erforderlich. Der Antrag kann nur bei Vorliegen der unterschriebenen Antragsunterlagen berücksichtigt werden. Sofern die Förderrichtlinie es zulässt, ist auch die rein digitale Einreichung mit einer qualifizierten, digitalen Signatur möglich. Bitte wenden Sie sich bei Fragen hierzu an den Projektträger.

Darf ein Antragssteller auch mehrere Anträge stellen?

Der Skizzeneinreicher kann zu jeder Bekanntmachung beliebig viele Projektvorschläge einreichen und das auch parallel zu verschiedenen Bekanntmachungen. Und bei positiver Projektauswahl kann ein Antragsteller auch mehrere Anträge in einer Bekanntmachung stellen.

Müssen die Antragsteller in Deutschland ansässig sein?

In der Regel müssen die Antragsteller in Deutschland einen festen Sitz haben. Zum Zeitpunkt der Auszahlung einer gewährten Zuwendung wird das Vorhandensein einer Betriebsstätte oder einer Niederlassung in Deutschland verlangt

Befindet sich das Unternehmen im ausländischen Mehrheitsbesitz, ist die Verwertung in der Bundesrepublik Deutschland oder dem EWR und der Schweiz nachzuweisen. Für die Darstellung der relevanten Besitzverhältnisse ist folgendes Dokument auszufüllen. Es gibt wiederum andere Förderprogramme, die eine Förderung auch für nicht in Deutschland ansässige Antragssteller erlauben. Die genauen Hinweise sind den jeweiligen Bekanntmachungen zu entnehmen. Die Antragssteller müssen jedoch im Europäischen Wirtschaftsraum und/ oder der Schweiz ansässig sein. Bei Verbundprojekten müssen alle Verbundpartner, die eine Zuwendung erhalten, im Europäischem Wirtschaftsraum und/ oder der Schweiz ansässig sein. Assoziierte Partner/ Letter of Intends Dritter sind davon nicht betroffen.

Wie wird über das Ergebnis der Skizzenauswahl informiert?

Den Koordinatoren der interessierten Verbünden (bei Verbund Projekten) oder den Skizzeneinreichern (bei Teilvorhaben) werden die Auswahlergebnisse schriftlich mitgeteilt. Eine Benachrichtigung erfolgt sowohl im Fall einer Zusage als auch im Fall einer Absage und Weiterverfolgung.

Können die Bewertungsgutachten eingesehen werden?

Die eingegangenen Projektskizzen werden nach in der jeweiligen Richtlinie festgelegten Kriterien bewertet. Das Ministerium behält sich vor, sich bei der Förderentscheidung durch unabhängige Experten beraten zu lassen. Die Bewertungsgutachten können grundsätzlich eingesehen werden.

Wie werden Start-ups und KMU definiert?

Was ein KMU ausmacht wird durch eine EU-Definition vorgegeben: Vgl. Anhang I der AGVO bzw. Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleineren und mittleren Unternehmen.

Zur Definition

Nach EU Definition ist ein Start-Up/Kleinstunternehmen ein Unternehmen, das weniger als zehn Mitarbeitende und einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens zwei Millionen Euro haben. Ein KMU nach EU Definition sind Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeitende,einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro haben.
Dabei wird nicht nur das Unternehmen allein betrachtet, sondern auch seine gesellschaftliche Verflechtung mit anderen Unternehmen. Handelt es sich bei ihm um ein eigenständiges Unternehmen, ein Partnerunternehmen oder ein verbundenes Unternehmen? Entsprechend sind Mitarbeitendenzahlen, Umsätze als auch Bilanzsummen der verflochtenen Unternehmen zu berücksichtigen.

Lassen Sie sich bei der Einstufung ihres Unternehmens als KMU von unseren Mitarbeitenden unterstützen. Im Voraus ist ein Formular zur Erfassung der Kriterien auszufüllen und rechtsverbindlich zu unterschreiben.

Muss die Projektskizze zwingend unterschrieben sein?

Die Projektskizze stellt keinen formalen Förderantrag dar udn muss daher nicht unterschrieben sein. Die Skizzen sind in digitaler Form über das Online-Skizzentool easy-Online für die jeweilige Fördermaßnahme einzureichen. Der entsprechende Link wird in der Bekanntmachung veröffentlicht. Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung von easy-Online nach elektronischer Skizzeneinreichung.

Sofern ein postalischer Versand der Projektskizze sowie eine Unterschrift gefordert werden, ist dies der jeweiligen Förderbekanntmachung zu entnehmen. Die Skizzen für KMU-innovativ müssen unterschrieben und postalisch eingereicht werden.

Dürfen die Vorhabenbeschreibungen in Englisch verfasst werden?

In den jeweiligen Bekanntmachungen wird explizit darauf hingewiesen, ob die Vorhabenbeschreibung in Englisch formuliert werden darf.
Neue und Initiativprojekte sollten nicht in Englisch verfasst sein.

Wann soll der Finanzierungsplan eingereicht werden?

Der Finanzierungsplan ist mit der Projektskizze einzureichen. Eine Konkretisierung erfolgt mit Einreichung des Antrags auf Förderung.

Welche Förderquoten sind für Zuwendungsempfänger möglich?

Die Höhe der Förderquote richtet sich nach der Art des zu fördernden Vorhabens, dem Zuwendungsempfänger und den geltenden Förderrichtlinien.

Für Vorhaben aus dem nichtwirtschaftlichen Bereich:

Bemessungsgrundlage für Zuwendungen an Hochschulen, Forschungs- und Wissenschaftseinrichtungen und vergleichbare Institutionen sind die zuwendungsfähigen projektbezogenen Ausgaben (bei Helmholtz-Zentren und der Fraunhofer-Gesellschaft die zuwendungsfähigen projektbezogenen Kosten). Fallen die Forschungsvorhaben gemäß des Unionsrahmens für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation Nr. 2.1.1 Absatz 19 in den Bereich der nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten, unterliegen sie nicht den Beihilfevorschriften und können individuell bis zu 100 Prozent gefördert werden. Bei nichtwirtschaftlichen Forschungsvorhaben an Hochschulen und Universitätskliniken wird zusätzlich zu den zuwendungsfähigen Ausgaben eine Projektpauschale in Höhe von 20 Prozent gewährt.

Für Vorhaben aus dem wirtschaftlichen Bereich:

Bemessungsgrundlage für Zuwendungen an Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und für Vorhaben von Forschungseinrichtungen, die in den Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeiten fallen, sind die zuwendungsfähigen projektbezogenen Kosten. Hier trifft Artikel107 Absatz1 AEUV zu. Diese Forschungsvorhaben unterliegen den Beihilferegelungen der Europäischen Kommission. In der Regel wird nach den AGVO (Allgemeine Freistellungsverordnung) gefördert. Die für die jeweilige Fördermaßnahme anzuwendenden Artikel der AGVO sind der Förderrichtlinie (veröffentlicht im Bundesanzeiger) zu entnehmen. Sie geben die maximal mögliche Höhe der Förderquote vor. Die Höhe der Förderquote richtet sich ebenfalls nach den nationalen Vorgaben in der betreffenden Förderrichtlinie. In der Regel können die Förderquoten – je nach Anwendungsnähe des Vorhabens – unter Berücksichtigung der beihilferechtlichen Vorgaben  bis zu 50 Prozent betragen. Nach BMBF-Grundsätzen wird eine angemessene Eigenbeteiligung – grundsätzlich mindestens 50 Prozent der entstehenden zuwendungsfähigen Kosten – vorausgesetzt. Für ein als KMU eingestuftes Unternehmen kann sich die Beihilfeintensität (Förderquote) durch die Gewährung von Boni erhöhen. Die jeweils national Anwendung findenden Regelungen dazu sind ebenfalls den zugrunde liegenden Förderrichtlinien zu entnehmen.

Bei der Einstufung ihres Vorhabens können Sie auch unsere Mitarbeitenden unterstützen.

Darf ich das Formular online signieren?

Ja, das Easy-Online Formular darf auch online signiert und eingereicht werden. Für die elektronische Signatur ist ein Kartenlesegerät mit Softwaretreiber und eine Signaturkarte mit einer qualifizierten  Signatur  eines  akkreditierten  Trustcenters  (z. B.  D-Trust)  erforderlich.  Auf  der  Signaturkarte  befindet  sich  das  Sicherheitszertifikat,  welches  zur  elektronischen  Unterschrift  verwendet  wird.  Die  Software für das Kartenlesegerät ist auf der Internetseite des Herstellers erhältlich.

Müssen die Teilnehmenden eines Verbundprojekts eine Kooperationsvereinbarung vorlegen?

Die Teilnehmenden eines Verbundprojektes sind verpflichtet, eine Kooperationsvereinbarung zur Durchführung des Projektes abzuschließen. Dafür ist eine Bestätigung per E-Mail einzureichen, dass diese Kooperationsvereinbarung geschlossen wurde. Dies ist entweder im Rahmen der Antragsstellung oder innerhalb der gesetzten Frist während der Projektlaufzeit zu tun. Hinweise zur Frist sind dem Zuwendungsbescheid zu entnehmen.

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Antragstellung

Welche Bemessungsgrundlagen der Förderung gibt es?

Es können Anträge auf der Bemessungsgrundlage Kosten oder der Bemessungsgrundlage Ausgaben gestellt werden.

• Auf Kostenbasis (AZK) werden Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft sowie Institute der Fraunhofer-Gesellschaft und Helmholtz-Gemeinschaft gefördert.
• Auf Ausgabenbasis (AZA) werden Forschungseinrichtungen, Hochschulen, Gebietskörperschaften und sonstige Antragssteller, die keine Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft sind, gefördert. Bei Startup-Unternehmen ist unter Umständen eine Förderung auf Ausgabenbasis möglich. Startups sind angehalten, während der Skizzen- bzw. Antragsphase den Beratungsservice des Projektträgers in Anspruch zu nehmen.

Welche Nebenbestimmungen und Richtlinien gelten?

Die Förderung erfolgt grundsätzlich auf Ausgabenbasis gemäß den Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) Unternehmen können auf Kostenbasis gemäß der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis (AN-Best-P-Kosten) gefördert werden. Gebietskörperschaften werden auf Basis der Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften und Zusammenschlüsse von Gebietskörperschaften (ANBest-GK) gefördert.

Das Bundesministerium für Forschung und Bildung (BMBF) hat eigene Nebenbestimmungen erlassen. Es fördert  nach den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Ausgabenbasis des BMBF zur Projektförderung (NABF)  bzw. den Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMBF an gewerbliche Unternehmen für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (NKBF 2017).

Welche Ausgaben bzw. Kosten können beantragt werden?

Bei Förderung auf Kostenbasis (AZK) sind alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden direkten Kosten förderfähig und damit zusammenhängende Gemeinkosten. Es gibt auch die Möglichkeit, die Gemeinkosten als Pauschale auf die Personalkosten zu beantragen. Das BMBF lässt diese Möglichkeit nur eingeschränkt für KMU´s (EU-Definition) und Mittlere Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeiter und bis zu 100 Mio Umsatz zu. Welche Kostenkategorien beantragt werden können, richtet sich auch nach den in der jeweiligen Förderrichtlinie zugelassenen Artikeln der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) der EU-Kommission.
Folgende Kosten können dazu gehören:

• Personalkosten und Gemeinkosten als %-Satz
• Materialkosten,
• Verwaltungskosten,
• FE-Fremdleistungen,
• Reisekosten,
• Abschreibungen auf vorhabenspezifische Anlagen,
• Abschreibungen auf sonstige Anlagen,
• Sonstige unmittelbare Vorhabenkosten,
• Kosten innerbetrieblicher Leistungen

Die lt. der jeweiligen Bekanntmachung geltenden Richtlinien geben gut Auskunft, welche Kosten in der Kostenkategorie beantragt bzw. auch abgerechnet werden dürfen (siehe dazu auch den Formularschrank des Bundes).

Bei der Förderung auf Ausgabenbasis (AZA), sind folgende Ausgaben grundsätzlich förderfähig:

• Personalausgaben für Beschäftigte E12-E15,
• Personalausgaben für Beschäftigte E1-E11,
• Personalausgaben für Lohnempfänger(innen) MTA,
• Gegenstände bis 800€,
• Ausgaben für Vergabe von Aufträgen,
• Sonstige allgemeine Verwaltungsausgaben,
• Ausgaben für Dienstreisen,
• Gegenstände über 800€

In den jeweiligen Förderrichtlinien können jedoch auch hiervon abweichende Regelungen getroffen werden.

Dürfen die Geräte abgeschrieben werden?

Ja, im Rahmen der Förderprogramme dürfen Geräte abgeschrieben werden.

• Universitäten und Forschungseinrichtungen dürfen Geräte nicht abschreiben.
• Unternehmen der gewerblichen Wortschaft dürfen Geräte abschreiben. Die Nutzungsdauer wird berechnet und das Gerät muss anteilig bezahlt werden.
• Die Abschreibungsdauer für Hard- und Software wurde seit 01.01.2021 auf 12 Monate reduziert.

Für die nach § 7 Absatz 1 EStG anzusetzende Nutzungsdauer kann für die in Rz. 2 ff. aufgeführten materiellen Wirtschaftsgüter „Computerhardware“ sowie die in Rz. 5 näher bezeichneten immateriellen Wirtschaftsgüter „Betriebs- und Anwendersoftware“ eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Allerdings folgt daraus keine Erhöhung der Zuwendung.

Was steckt hinter dem Begriff „Computerhardware“?

Der Begriff „Computerhardware“ umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.

Sind Mittel für Websites und Social Media förderfähig?

Die Bewilligung von Ausgaben/Kosten für Websites oder Blogs ist prinzipiell möglich, wenn diese zur Information der Öffentlichkeit und zur Kommunikation (Wissenschaftskommunikation) genutzt werden. Websites zur Vermarktung oder zu Marketingzwecken sind nicht förderfähig.

Wie kann die Bonität nachgewiesen werden?

Die Bonitätsprüfung wird für die Antragsteller vorgenommen, die einen Eigenanteil an den Kosten/Ausgaben des Projektes zu leisten haben. Sie dient der Einschätzung, ob der Antragssteller die Voraussetzungen für eine Förderung durch den Zuwendungsgeber erfüllt. Zu den Fördervoraussetzungen gehören eine ordnungsgemäße Geschäftsführung, die Finanzierbarkeit des zu erbringenden Eigenanteils am geplanten Vorhaben und eine sachgerechte Mittelverwendung. Welche Unterlagen sind dafür einzureichen?

• die durch einen sachverständigen Buch- oder Wirtschaftsprüfer bestätigten Jahresabschlüsse mit Geschäftsbericht der vergangenen zwei Jahre
• der letzte Handelsregister- / Vereinsregisterauszug
• eine allgemeine Auskunft der Hausbank
• ggf. Eröffnungsbilanz (speziell für Start-ups)
• ggf. aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• ggf. Umsatz- und Liquiditätsplan für die Projektlaufzeit

Ergeben sich im Rahmen der Bonitätsprüfung Anhaltspunkte dafür, dass der Antragsteller
nicht die geltenden rechtlichen Bestimmungen erfüllt oder dass der er seinen Eigenanteil
nicht aufbringen kann, ist die Bewilligung einer Zuwendung grundsätzlich nicht möglich.
Im Falle der Antragsstellung durch ein Start-up (siehe auch "Wie werden Start-ups und KMU definiert?")  wird die Bonitätsprüfung an die besonderen Gegebenheiten angepasst.

Können Mittel auch rückwirkend beantragt werden?

Nein. Grundsätzlich werden nur Projekte gefördert, die noch nicht begonnen haben. Eine Förderung von vor der Bescheiderteilung gekauften Materialien, Aufträgen u. a.  ist ausgeschlossen. Im Antrag ist zu bestätigen, dass mit dem Vorhaben noch nicht begonnen wurde.

Was muss bei den Personalausgaben beachtet werden?

Die Personalausgaben sind bei einer Förderung auf Ausgabenbasis (Universitäten und Forschungseinrichtungen, Vereine, …) entsprechend der geltenden tariflichen Vereinbarungen zu kalkulieren. Noch nicht bekanntes Personal kann max. in Höhe der Stufe 2 des Landestarifvertrages kalkuliert werden. Hierbei sind ggf. die monatlichen Obergrenzen für TVöD zu berücksichtigen.

Was bedeutet das Besserstellungsverbot?

Wenn die Gesamtausgaben eines Zuwendungsempfängers überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten werden, darf er seine Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare
Bundesbedienstete. Das gilt für alle beim Antragsteller beschäftigten Mitarbeitenden.

Das Besserstellungsverbot gilt unabhängig davon, ob auf Ausgabenbasis oder Kostenbasis gefördert wird. Mit der Antragstellung ist eine entsprechende Erklärung abzugeben.
Obergrenze für Vergütungen ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund), soweit keine Ausnahmegenehmigung durch das Bundesministerium der Finanzen vorliegt.

Als Nachweis für die Einhaltung des Besserstellungsverbots sind den Anforderungen des TVöD entsprechende und aktuelle Arbeitsplatzbeschreibungen und -bewertungen für alle Beschäftigten vorzuhalten und dem Zuwendungsgeber auf Verlangen vorzulegen.

Sind Ausgaben/Kosten für die Antragsstellung förderfähig?

Ausgaben/Kosten, die durch die Antragstellung verursacht werden, liegen zeitlich vor dem Laufzeitbeginn des Vorhabens und sind daher nicht zuwendungsfähig. Grundsätzlich sind Aufwände für administrative Tätigkeiten im laufenden Projekt durch die Projektpauschale bei Hochschulen, die Gemeinkostenpauschale bei pauschalierter Abrechnung oder mit der Abrechnung von Gemeinkosten bei LSP abgegolten. Dazu zählen beispielweise die Auszahlung von Gehältern oder Stellenausschreibungen für Personal.

Welche Reisen können abgerechnet werden und auf welcher Kalkulationsgrundlage?

Ausgaben/Kosten für Reisen, die in unmittelbarem Projektkontext stehen und für das Vorhaben erforderlich sind, können als förderfähige Ausgaben/Kosten geltend gemacht werden. Bei Anträgen von Hochschulen und institutionell geförderten Antragstellern ist zwingend das Bundesreisekostengesetz bzw. Landesreisekostengesetz zu beachten. Unternehmen auf Kostenbasis müssen den Grundsatz der sparsamen Mittelverwendung beachten und nach ihren üblicherweise im Unternehmen geltenden Regelungen ihre Reisekosten beantragen.

Wie hoch sind die Reisekosten?

Antragsteller können für ihr geplantes Vorhaben Kosten bzw. Ausgaben für Reisen z. B. zu Kick-Off-Treffen, Statusmeetings und inhaltlich passenden Konferenzen beantragen. Diese finden sich bei AZK (Förderung nach Kostenbasis) in der Pos. 0838 (Reisekosten) bzw. bei AZA (Förderung nach Ausgabenbasis) in der Pos. 0846 (Dienstreisen), die sich wiederum aus den Unterpositionen 0844 (Dienstreisen Inland) und 0845 (Dienstreisen Ausland) zusammensetzt.

In den easy-Antragsformularen lassen sich nur unzureichend Angaben über Anzahl der Reisenden, Reiseziel und Reisegrund eingeben, so dass eine Prüfung der Angemessenheit und Notwendigkeit der beantragten Reisen nicht wirklich stattfinden kann. Deshalb wird das Formular Reisekostenerläuterung (AZK) und für AZA/P angefordert.

Sind die Kosten/Ausgaben für die BahnCard ansetzbar?

Bei Vorhaben auf Kostenbasis ist die BahnCard grundsätzlich nicht zuwendungsfähig, da die Ausgaben für die BahnCard nicht eindeutig projektbezogen sind.
Die Kosten einer BahnCard sind aber dann zu erstatten, wenn die Nutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist und der Kauf daher aus dienstlichen Gründen erfolgt.

Können Kosten/Ausgaben für Konferenzbesuche abgerechnet werden?

Ja. Konferenzbesuche sind oftmals sehr wichtig für ein zielgerichtetes und erfolgreiches Vorgehen im Projekt und dienen dem wissenschaftlichen Austausch.

Wie hoch dürfen die Kosten/Ausgabe für FuE-Unteraufträge sein?

Die Ausgaben für FuE-Unteraufträge dürfen maximal 50 Prozent der Personal- und Gemeinkosten ausmachen (Feld 0837E + 0837G).

Welche Software ist zuwendungsfähig?

Die Anschaffung von Software ist zuwendungsfähig, sofern sie ausschließlich zur Durchführung des geplanten Vorhabens zwingend erforderlich ist und das nachweisbar ist. Nicht zuwendungsfähig sind Ausgaben/Kosten für Software, die auch für den sonstigen regelmäßigen Geschäftsbetrieb erforderlich ist und deshalb der Grundausstattung zuzurechnen ist.

Sollte ausnahmsweise die Nutzung einer bereits vorhandenen Ausstattung nicht möglich oder nicht wirtschaftlich sein, ist eine Neubeantragung ausführlich zu begründen.

Welche Unterlagen müssen mit dem Antrag per Post eingereicht werden?

Folgende Unterlagen sind im Rahmen der Antragsstellung grundsätzlich postalisch einzureichen:

• Antrag (rechtsverbindlich unterschrieben) mit allen erläuternden Anlagen
• Reisekostenerläuterung
• Kurzfassung zum Verwertungsplan
• Teilvorhabenbeschreibung mit Arbeitsplan
• ggf. eine Gesamtvorhabensbeschreibung durch den Koordinator des Verbundes
• wenn schon verfügbar, Bestätigung des Abschlusses des Kooperationsvertrags zwischen den Partnern des Verbundprojekts
• Ermittlung produktiver Stunden bei pauschalierter Abrechnung auf Kosten
• Bestätigung zu den subventionserheblichen Tatsachen (Anlage C) nach § 264 StGB (rechtsverbindlich unterschrieben)
• Erklärung für Unternehmen in Schwierigkeiten (nur für Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft - rechtsverbindlich unterschrieben)
• für die Anerkennung des KMU-Status für einen möglichen KMU-Bonus auf die Förderquote bzw. zur Einstufung als Mittelständisches Unternehmen das Formular „Angaben zur Einstufung als KMU bzw. MU“ mit Anlagen (rechtsverbindlich unterschrieben)

Abweichende Regelungen können der jeweiligen Förderbekanntmachung entnommen werden.

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Projektlaufzeit

Bis wann muss der Zwischennachweis/ Zwischenbericht eingereicht werden?

Die Nachweise sind bis spätestens zum 30. April des Folgejahres einzureichen. Der Projektträger erinnert in einer E-Mail am Anfang des Kalenderjahres an diesen Termin.

Wie können Mittel von einer Position in eine andere verschoben werden - Mittelumwidmung?

Grundsätzlich gilt der dem Zuwendungsbescheid beigefügte Gesamtfinanzierungsplan bzw. die Gesamtvorkalkulation. Diesem Dokument können die in den einzelnen Positionen bewilligten Ausgaben/Kosten entnommen werden. Sofern sich hier während der Projektlaufzeit ein Anpassungsbedarf ergibt, so ist rechtzeitig im Vorfeld ein schriftlicher Antrag beim Projektträger einzureichen, durch den der Gesamtfinanzierungsplan bzw. die Gesamtvorkalkulation geändert werden können. Der Antrag ist ausreichend zu begründen. Im Fall, dass dem Antrag zugestimmt wird, wird ein Änderungsbescheides zum Zuwendungsbescheid erlassen.  Änderungen, die weniger als 20 Prozent der bereits in der Position kalkulierten Kosten/Ausgaben umfassen, müssen grundsätzlich nicht beantragt werden, benötigen keinen Änderungsbescheid. Sie können nach Verausgabung einfach mit der nächsten Zahlungsaufforderung abgerechnet werden. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Kontaktaufnahme mit dem Projektträger.

Beispiel: Die ursprünglich als Fremdleitstung geplanten Arbeiten (Auftragsvergaben) sollen jetzt in Eigenleistung (d.h. durch das eigene Personal) erbracht werden?

Dann sind die entsprechend anfallenden Ausgaben/Kosten auch in der Position Personal abzurechnen und eine Mittelumwidmung von der Position Fremdleistungen in die Position Personal ist notwendig.

Warum ist die Erstellung einer Zahlungsanforderung nicht möglich trotz eines existierenden profi-Online Zugangs?

Dies könnte daran liegen, dass für den Zuwendungsempfänger die Rolle „profi-Online-Benutzerverwaltung“ nicht beantragt bzw. freigeschaltet wurde. Mit dieser Rolle kann ggf. auch die Berechtigung zum mittelbaren Abruf (MA) vergeben werden. Damit wird dem Benutzer im Abrufformular die Schaltfläche „Mittel abrufen“ angezeigt. Ohne dieses Recht kann das Formular „Abruf“ nur befüllt oder gedruckt jedoch nicht abgeschickt werden. Das Recht zur „profi-Online-Benutzerverwaltung“ muss je Fördervorhaben von mindestens einer Person wahrgenommen werden. Beim Abrufverfahren ist somit ein profi-Online Zugriff allein nicht ausreichend.

Warum wurden die Mittel für das Projekt nicht entsprechend des geplanten Mittelbedarfs festgelegt?

Eine alternative jährliche Bereitstellung der Mittel im Erstbescheid ist aus haushaltstechnischen Gründen häufig nicht anders möglich. In jedem Jahr wird allerdings mehrmals geprüft, ob die jährliche Bereitstellung Ihrem tatsächlichen Bedarf entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der PT versuchen im Rahmen der haushaltsmäßigen Möglichkeiten eine Anpassung der Bereitstellung vorzunehmen. Die Gesamthöhe der Zuwendung bleibt davon unberührt.

Muss ein Zwischennachweis/Zwischenbericht eingereicht werden, wenn das Vorhaben unterjährig, beispielsweise zur Mitte des vergangenen Kalenderjahres, begonnen hat?

Ein zahlenmäßiger Zwischennachweis (ZN) ist immer einzureichen, auch für den Fall, dass keine Kosten/Ausgaben entstanden sind, der sogenannte „0“ ZN. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Sachbericht als Teil des Zwischennachweises mit dem nächst fälligen Sachbericht verbunden werden. Diese Ausnahme gilt allerdings nur dann, wenn der Berichtszeitraum für ein Haushaltsjahr drei Monate nicht überschreitet. Der Zuwendungsempfänger hat dafür mit dem fachlichen bzw. administrativen Ansprechpartner beim Projektträger Kontakt aufzunehmen, um zu klären, ob diese Ausnahme für den aktuellen Fall anwendbar ist. 

Was ist zu tun, wenn sich der Mittelbedarf im aktuellen Haushaltsjahr ändert?

Sollte sich der Mittelbedarf im aktuellen Haushaltsjahr gegenüber der Festlegung laut Bescheid verringern oder erhöhen, muss schnellstmöglich der Projektträger kontaktiert werden. Es kann ein Antrag auf Mittelverschiebung gestellt werden. Der Projektträger prüft im Rahmen der haushaltsmäßigen Möglichkeiten eine Anpassung der Bereitstellung der Zuwendungsmittel an den Bedarf und veranlasst ggf. einen entsprechenden Änderungsbescheid. Die Gesamthöhe der Zuwendung bleibt davon unberührt.

Wie lange dauert es bis uns die angeforderten Mittel einer gestellten Zahlungsanforderung erreichen?

Die Bearbeitung der Zahlungsanforderung (ZA) und eine entsprechende Auszahlung dauert in der Regel wenige Tage. Falls der  Zuwendungsempfänger eine sehr zeitnahe Auszahlung, z. B. aus Liquiditätsgründen, wünscht , bitte einen kurzen Hinweis auf der ZA vermerken.

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Kontakt

Es sind noch Fragen offen geblieben? Dann wenden Sie sich bitte an
pt-support@vdivde-it.de

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